ELSINDO, PALU – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusaka) Provinsi Sulawesi Tengah terus melakukan pembenahan tata kelola arsip daerah. Langkah tersebut diawali dengan penataan dan pendataan arsip yang selama ini dinilai masih jauh dari standar pengelolaan kearsipan.
Kepala Bidang Pengelolaan dan Pemanfaatan Arsip Dispusaka Sulteng, Jely Rompas, mengungkapkan bahwa fokus utama saat ini adalah membangun basis data arsip yang tertata sebelum memasuki tahap digitalisasi secara menyeluruh.
“Fokus kami saat ini adalah menata data arsip terlebih dahulu. Arsip harus didata, dipilah, dan dikelola dengan baik sebelum masuk ke proses digitalisasi,” ujarnya.
Jely mengakui, pengelolaan arsip di Sulawesi Tengah masih menghadapi berbagai kendala. Salah satunya adalah kondisi depo arsip yang mengalami kerusakan cukup parah sejak bencana 2018 sehingga tidak lagi memenuhi standar penyimpanan arsip.
Selain itu, keterbatasan sumber daya manusia juga menjadi tantangan serius. Saat ini Dispusaka Sulteng hanya memiliki empat arsiparis yang benar-benar berlatar belakang profesi arsiparis, sementara sebagian di antaranya akan memasuki masa pensiun.
“Kami masih kekurangan SDM. Arsiparis yang benar-benar memahami pengelolaan arsip jumlahnya sangat terbatas. Ini menjadi tantangan besar bagi kami,” katanya.
Menurut Jely, masih banyak arsip lama yang belum tertata, bahkan terdapat dokumen peninggalan lembaga yang sudah lama dibubarkan, seperti BP7, yang hingga kini masih tersimpan dan belum selesai didata.
“Masih ada arsip BP7 yang belum selesai kami kelola. Padahal lembaga itu sudah lama tidak ada. Ini menunjukkan pekerjaan penataan arsip masih sangat besar,” ungkapnya.
Ia menjelaskan, arsip tidak dapat diperlakukan sembarangan. Setiap dokumen harus melalui proses identifikasi untuk menentukan apakah harus disimpan sebagai arsip permanen, dimusnahkan sesuai ketentuan, atau dapat diakses oleh publik.
Seiring penerapan pemerintahan berbasis digital, Dispusaka Sulteng juga mulai mengembangkan sistem pencatatan arsip secara elektronik melalui aplikasi internal sehingga proses pendataan tidak lagi dilakukan secara manual.
“Kami mulai menggunakan sistem digital untuk pencatatan arsip. Petugas bisa mendokumentasikan arsip menggunakan perangkat yang ada sehingga proses pendataan menjadi lebih efektif,” jelasnya.
Meski demikian, kondisi sarana dan prasarana masih menjadi kendala. Jely menyebut banyak peralatan pendukung, termasuk komputer dan fasilitas penyimpanan arsip, sudah tidak layak digunakan. Bahkan sejumlah arsip penting mengalami kerusakan akibat kondisi ruang penyimpanan yang tidak memenuhi standar.
Ia menegaskan, keberadaan arsip memiliki peran strategis karena menjadi bukti autentik yang kerap dibutuhkan dalam proses hukum, penyusunan kebijakan, hingga penelusuran sejarah daerah.
“Arsip bukan sekadar tumpukan dokumen, tetapi menjadi bukti penting bagi pemerintah daerah. Karena itu pengelolaannya harus mendapat perhatian serius,” tegasnya.
Ke depan, Dispusaka Sulteng berharap pemerintah daerah dapat memberikan dukungan lebih besar terhadap pengembangan sektor kearsipan, baik melalui peningkatan fasilitas, penambahan arsiparis, maupun penguatan sistem digital.
“Harapan kami arsip di Sulawesi Tengah semakin tertata, lebih aman, dan mendapat perhatian yang layak. Sebab, kemajuan pemerintah daerah juga bergantung pada kualitas pengelolaan arsip yang dimiliki,” tutup Jely. (**)
